Freiräume schaffen.
IT Sourcing

Die typischen Make-or-Buy-Entscheidungen, vor denen IT-Abteilungen von Unternehmen heutzutage stehen, enden immer öfter mit einer Entscheidung zugunsten der externen Beschaffung oder des Outsourcings, welches heute als ein zentraler Bestandteil des IT- Betriebsmodells gesehen werden muss. Treiber hierfür ist unter anderem der Paradigmenwechsel vom Produktkauf zur Dienstleistungsmiete bei vielen standardisierbaren Softwareprodukten. Durch die damit einhergehende höhere Flexibilisierung von IT Kosten sowie die geringeren Investitionsaufwendungen, haben zunehmend auch kleine und mittelständische Unternehmen die Möglichkeit, hochprofessionelle und ausgereifte Softwareprodukte einzusetzen.

Demgegenüber steht, dass Unternehmen nur circa die Hälfte ihrer Outsourcing-Vertragsbeziehungen als gewinnbringend einschätzen. Um nicht von Beginn an den Prozess mit einer unrealistischen Erwartungshaltung zu starten und um den höchsten Nutzen für das Unternehmen aus diesen Vertragsbeziehungen zu erzielen, sollten die Unternehmen unbedingt folgende erfolgskritische Faktoren betrachten:

  • Entwicklung einer geeigneten Vergabestrategie (Vergabeziele, Vergabekriterien, Anforderungen Stakeholder etc.)
  • Prozessreview und -optimierung als Voraussetzung für die Anforderungsdefinition
  • Bezug ausgereifter Standardlösungen etablierter Anbieter
  • Prüfen der eigenen Geschäftsprozesse gegenüber den erprobten, systemisch vorgegebenen Standardprozessen / Workflows
  • Vertragliche Voraussetzungen für effektive und effiziente Dienstleistersteuerung in der Betriebsphase schaffen

In der Praxis wird jedoch meist der Status quo als Anforderungen definiert und der Anbieter danach ausgesucht, dass er möglichst alle diese Anforderungen erfüllen kann. Im Rahmen der Implementierung der neuen Lösung konzentrieren sich die Unternehmen weiterhin vordergründig auf den technischen Transformationsprozess und lassen dabei organisatorische und Prozessveränderungen oft außen vor. Daneben sind die Unternehmen oftmals nur in geringem Maße gewillt, ihre Organisationsstrukturen an etablierte Standardlösungen anzupassen. Zuletzt lässt sich feststellen, dass heutige und zukünftige Business Anforderungen, resultierend aus der Unternehmensstrategie, nur unzureichend berücksichtigt werden. Dies führt dazu, dass der mögliche Added Value dieser Transformationsprojekte nicht optimal genutzt werden kann.

Die Vergabe- und Implementierungsbegleitung der Adcosus verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz. Zu Beginn eines jeden Prozesses reflektieren wir gemeinsam mit unseren Kunden die strategischen Überlegungen, Ziele und Motivationen und entwickeln hieraus eine geeignete Vergabestrategie. Zum einen werden die Betriebssicherheit sowie der termin- und budgetgerechte Abschluss der technischen Transformation sichergestellt. Zum anderen werden durch realisierte Prozess- und Strukturverbesserungen nachhaltige Mehrwerte erzielt.

Hierzu wird beispielsweise im Rahmen der Anforderungsdefinition ein kritischer Prozessreview der relevanten Workflows durchgeführt. Im Folgenden definierte Anforderungen berücksichtigen die aus der Analyse resultierenden Prozessverbesserungen. Durch unsere Beratung während des Ausschreibungsprozesses stellen wir sicher, dass unsere Auftraggeber im Rahmen der Implementierung keine bösen Überraschungen, beispielsweise in Form zahlreicher nachträglicher Change Requests, erleben. Durch unsere breite Erfahrung vor allem beim Vertragsdesign innovativer Vertragsformen wie ASP / SaaS ebnen wir den Weg für ein erfolgreiches Vertrags- und Dienstleistermanagement während der meist langjährigen Betriebsphase. Als umsetzungsorientierte Berater begleiten wir Sie  auch während der Implementierungsphase und des Go live und stellen sicher, dass Prozesse, und bei Bedarf auch die Organisationsstruktur der Retained Organization, optimal mit der systemischen Zielstruktur synchronisiert ist. Daneben versetzen wir Ihr Vertragsmanagement in die Lage, die Einhaltung aller Aspekte des Vertrages effizient zu monitoren und den oder die Dienstleister adäquat zur steuern.

Nachfolgend finden Sie unsere Leistungen im Rahmen der IT Vergabe- und Implementierungsbegleitung:

  • Erarbeiten / Formulieren der Vergabestrategie
  • Prozess- & Organisations- Review / Redesign
  • Anforderungsdefinition (Lastenheft)
  • Marktscreening / Auswahl geeigneter Anbieter / Request for Information
  • Begleitung des Ausschreibungsprozesses (Request for Proposal)
  • Verhandlungsunterstützung
  • Implementierungsbegleitung bis zum Abschluss der Early Life Support-Phase
  • Design und Aufbau Retained Organization

Die mit der Einführung neuer Systeme einhergehenden Veränderungen werden von uns durch ein bedarfsgerechtes Projekt- und Changemanagement als übergeordneten Rahmen geplant und begleitet. Hierdurch stellen wir sicher, dass Sie als Auftraggeber Planungssicherheit über den zu erwartenden Zeit- und Kostenrahmen haben und Ihre Mitarbeiter nicht auf dem Weg zur optimalen Zielarchitektur verloren gehen.